Sanal ortamdaki ilişkilerimize, yüz yüze kurduğumuz iletişimde olduğu gibi, gereken özeni göstermeli ve hassas davranmalıyız. Çünkü internet kullanımı ve sosyal paylaşım siteleri için de geçerli görgü kuralları vardır.

Eğitim Danışmanı, Eğitmen, Yazar Suna Okur’un Ötekiadam Yayınları’ndan çıkan ‘Suna Okur ile Zarafet, Görgü ve Protokol’ isimli kitabı bu konuda önemli bir boşluğu dolduruyor.

Elektronik ortamda başsağlığı dilenmez, Gezdiğin, gördüğün, yediğin, içtiğin sana kalsın; paylaşma

Yazar Suna Okur, kitabında iletişim adabını şöyle anlatıyor:

E-posta güvenilir bir iletişim aracı değildir. Bu sebeple çok gizli ve çok özel iletilerin elektronik ortamda gönderilmesi uygun değildir. Bazen açık bir kartpostaldan farksız olduğu unutulmamalıdır.

Bir e-postada iki bölüm vardır, bilgi ve metin kısmı. Başlık bilgilerini düzenlerken e-postanın kime gittiğine bir kez daha göz atmakta fayda vardır. Çünkü bazen isim benzerliklerinden dolayı mailiniz çok farklı kimselere gidebilmektedir.

Başlık bölümünde bulunan bilgi kısmına her mailde yöneticinizi eklememeye özen göstermelisiniz. Yöneticilerin her mailde bilgiye yazılması, gereksiz bir yığın maille uğraşmalarına ve zaman kaybına sebep olmaktadır. Yöneticiyi bilgiye koyarken “Bu maildeki bilgilerden yöneticim gerçekten haberdar olmalı mı?” sorusunu kendimize sormalıyız.

Birisiyle yazışırken bir başka şahsı bcc’ye eklersek, yazıştığımız kişi, Bcc’de olanı göremez. İletişimde şeffaflık ilkesi ihlal edilmiş olur. Ancak Bcc kullanımı bazen toplu gönderilerde listedeki şahısların birbirilerinin adresini görmemeleri için kullanılabilir ki bu şekilde kullanımı çok zariftir.

E-posta dağıtımlıysa astlara ve üstlere birlikte gidiyorsa öncelikli olarak üst makamların adresini, sonra da kıdem sırasına göre astları listelemek gerekmektedir. Bilgi kısmında üst makamın adresi, astlardan sonra yazılmamalıdır.

Konu bölümüne hakkında, dair, ait ibareleri yazılmaz çünkü bunları yazmak muhatabımızın zekâsına hakaret olarak yorumlanmaktadır. Ayrıca konu, içeriği özetleyen birkaç kelimeden olmalıdır. Konu kısmında kısaltma yapılmamalıdır. “Rapor” uygunsuz bir konu başlığıdır çünkü daha sonra arandığında bulmayı kolaylaştıracak anahtar kelimelerden yoksundur. Bunun yerine mesela “Güncellenmiş 2014 Bütçe Raporu” gibi birkaç detayı barından bir konu başlığı, arandığında bulmayı kolaylaştıracağı için daha iyi bir başlıktır.

E-posta metnini oluştururken mail daima hitapla başlar. Hitapsız mail gönderilmez. Metni oluştururken cümleler tam ve anlamlı olmalı, kelimelerde kısaltma yapılmamalıdır. Özellikle saygı bildiren kelimelerde kısaltma yapmak saygısızlık olarak değerlendirilir. Sayın yerine sn, saygılar yerine syg, teşekkürler yerine tşk diye kısaltılmaz, kelimeler tam yazılmalıdır.

Baş sağlığı mesajı, tebrik, özür, nikâh veya nişan davetiyeleri elektronik ortamda gönderilmez. Bu tür gönderiler muhatabımızı dikkate almadığımız veya davete katılmasını istemediğimiz şeklinde yorumlanabilir.

Tamamı büyük harfle yazılan mailler bağırmak anlamındadır. Elektronik ortamda bir kelimeyi bile -kısaltmalar hariç- büyük harfle yazmaktan kaçınmak gerekir. Türkçe karakterlerin yaygınlaşması için mail Türkçe karakterle yazılmalıdır.

Gülen yüz, ağlayan yüz gibi “smiley”ler iş ortamında tanışıklığımız veya görüşmemiz olmayan kimselere kullanılırsa laubalilik olarak değerlendirilir. Smiley’ler ancak çok samimi olduğunuz kimselerle yapılan gayrı resmî yazışmalarda kullanılır.

HER MAİLDEN SONRA OKUNDU TEYİDİ İSTEMEYİN

Her mailden sonra okundu teyidi istenmesi güvensizlik olarak algılanmaktadır. Mailin sonunda iletişim bilgilerinin bulunması gerekir. Muhatabınız bir başka iletişim yönetimini kullanmak istediğinde nezaketen işini kolaylaştırmak gerekir.

Unutulmamalıdır ki muhatabınız üslubunuza bakarak sizi değerlendirme yoluna gitmektedir. Bu sebeple, bilhassa kurum içi maillerde, emredici tonlardan uzak durmak gerekir. Başkasının yüzüne söylenmeyecek şeyler elektronik ortamda yazılmamalıdır. E-postanın yazıldığı alan, nezaket ve görgü kurallarından azade değildir. Özellikle kaba söz ve imadan mail yazarken de kaçınmak gerekir.

Toplu maillerde gizli karbon kopyayı kullanmadan kişilerin adreslerini gizlememek, kişilerin mahremine saygısızlık olarak değerlendirilir. Çünkü ev ve cep telefon numarası nasıl şahsa sorulmadan bir başkasıyla paylaşılmazsa e-posta adresleri de aynı muameleyi hak etmektedir.

Son zamanlarda popülerleşen “Bu e-postayı 10 kişiye gönder, göndermezsen...” gibi mailleri başkalarına göndermek görgüsüzlüktür.

Savunduğunuz politik görüşü destekleyen bir e-postayı ilgili ilgisiz herkese göndermek uygunsuz ve daha sonra üzülme sebebiniz olabilecek bir davranıştır. Gelen e-posta, listelere hiçbir filtre kullanılmadan gönderilmemelidir.

Birkaç gün önce tanışılan ve herhangi bir samimiyet geliştirilmemiş insanlara sosyal paylaşım sitelerinde arkadaşlık teklif etmek görgüsüzlüktür. Ayrıca arkadaşlık teklifi için yaş, mevki ve statü göz önünde bulundurulmalıdır.

Listenizde olanlara blogunuzu, sayfanızı, grubunuzu beğenmeleri için baskı yapmak, bu isteğe uymayanları tekrar tekrar uyarmak uygun bir davranış değildir.

Fotoğraf albümündeki kişilerin haberi olmadan, kendilerine sorulmadan fotoğraflarını yayınlamak ayrıca adlarını fotoğrafın üstüne yazmak kaba bir davranıştır.

Kişisel notlar veya ilaç reklamları için arkadaşların Facebook duvarlarını kullanmak, buralara laubali mesajlar yazmak, takma ad kullanarak sosyal paylaşım sitelerinde kaba, çirkin, ayıp sayılacak şeyler yazmak ve siyasi yorumlarda bulunmak eğitimsizliğin ve saygısızlığın göstergesidir.

Unutmamak gerekir ki internet ortamında insanlar, bizi yazdığımız şeylere göre yorumlayacaklardır. Bu sebeple, yazdıklarımızı bir kez daha gözden geçirmekte fayda vardır.

Sosyal paylaşım sitelerinde ruh halinizi yazmak, mahrem konuları paylaşmak, ne yiyip içtiğinizi ilan etmek, gezilen yerlerin reklamını yapmak, insanları özendirmeye çalışmak görgüsüz olarak değerlendirilme sebebidir.

DEVAMLI CEP TELEFONUYLA OYNAMAK…

Bir arkadaş görüşmesinde, yemekte veya toplantıda devamlı cep telefonuyla oynamak, mesaj yazmak ve etrafla ilgilenmemek görgüsüzlük olarak değerlendirilir.