Vergi mükelleflerinin 1 Ocak 2018 itibarıyla gönüllü olarak geçiş yapabildiği e-irsaliye, Türk iş dünyasının dijital dönüşümünde önemli bir adım olarak görülüyor. Kâğıt ortamda düzenlenen sevk irsaliyesinin yerine elektronik ortamda düzenlenerek, alıcısına elektronik ortamda iletilen ve yine elektronik ortamda muhafaza edilen birer elektronik belgeden oluşan e-irsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğ sonrası tüm vergi mükellefleri için merak edilen konuların başında geliyor. Konuk ağırlama sektörünün dijital dönüşümüne rehberlik eden Protel, şirketlerin yasal zorunluluklar açısından en kritik süreçlerinden birini oluşturan irsaliye gönderimini dijital ortama taşıyan e-irsaliye hakkında en çok merak edilen soruları yanıtladı:

E-irsaliyeden kimler, nasıl yararlanacak?

Mükellefler 1 Ocak 2018 itibarıyla gönüllü olarak e-irsaliye uygulamasına geçiş yapabiliyor. İrsaliye düzenleme zorunluluğu olmayan e-fatura kullanıcıları, kendilerine kesilen e-irsaliye belgelerini alabilmek için bu uygulamaya isteğe bağlı olarak dahil olabiliyor.

Tüm mükellefler kendi bilgi işlem sistemlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerine bütünleşmesi yoluyla e-irsaliyeye geçebildiği gibi, www.efatura.gov.tr adresinde hizmete sunulan GİB Portalı aracılığıyla da geçiş yapabiliyor.

Mükellefler ayrıca GİB iznine tabi özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerini kullanarak da e-irsaliyeye geçebiliyor. Hâlihazırda e-fatura uygulamasına dahil olan mükelleflerin, e-irsaliyeye geçişte de e-faturada kullandıkları yöntemi kullanmaları gerekiyor.

E-irsaliye uygulamasında ne gibi zorunluluklar bulunuyor?

Malın sevkedilmesi için, fiili sevk öncesinde e-irsaliyenin düzenlenmesi ve GİB sistemlerine iletilmesi yeterli oluyor. Malın fiili sevki sırasında araç içinde e-irsaliyenin bir kâğıt çıktısının bulunması ya da elektronik bir ekran üzerinde görüntülenebilir olması zorunluluk arzediyor. Buna karşın, ıslak imza veya kaşe mecburiyeti bulunmuyor.

E-irsaliyenin düzenlenmesinden önce e-fatura düzenlenmişse e-irsaliye üzerinde, ilgili e-fatura tarihinin ve belge numarasının bulunması zorunlu hâle gelirken, belge üzerinde karekoda veya barkoda yer verilmesi de mecburi sayılıyor.

E-irsaliyede bulunması zorunlu bilgiler nelerdir?

E-irsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası; e-irsaliyeyi düzenleyenin adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası.

Müşterinin adı, ticaret ünvanı, varsa vergi dairesi ve hesap numarası, işyeri adresi ve işyeri adresinden farklı olması hâlinde, teslimat adresi.

Taşınan malın cinsi, miktarı, fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.

Tercihe bağlı olarak araç dorse şasi numarası, plaka ve şoför bilgisi kısımları dolduruluyor.

E-irsaliyeler 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanıyor.

E-irsaliye uygulamasına geçince, e-faturanın kâğıt çıktısını irsaliye olarak kullanmak mümkün müdür?

433 Sıra No.’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin 15. maddesinde belirtilen uygulamadan (e-faturanın kâğıt çıktısının irsaliye yerine geçen belge olarak kabul edilmesi uygulaması) yararlanılması mümkün olacaktır.

Muhtelif müşteriler ya da son kullanıcıya düzenlenen irsaliyeler e-irsaliye kapsamına giriyor mu?

Alıcısının henüz belli olmadığı ve malın fiilî sevki sırasında muhtelif müşteriler adına düzenlenen irsaliyeler kâğıt ortamda düzenleniyor. E-irsaliye, malın asıl muhatabına teslimi sırasında düzenleniyor. E-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan son kullanıcılar için de benzer şekilde kâğıt irsaliye düzenleniyor.

E-irsaliyede yol denetimi nasıl gerçekleşiyor?

Denetim memurları, kullandıkları tabletler aracılığıyla belge üzerinde yer verilmesi zorunlu karekod veya barkod bilgisini okutarak, e-irsaliyenin dijital içeriğine erişiyor.

Kabul ve ret süreçleri e-irsaliye uygulamasında nasıl işliyor?

E-irsaliyenin alıcı tarafında olan mükellefler, uygulama üzerinden e-irsaliye yanıtını kullanarak irsaliye belgesine konu olan malların ne kadarlık kısmının teslim alındığını, teslim alınmayan ya da reddedilen mal miktarını ve nedenini, ayrıca eksik veya fazla mal miktarını e-irsaliye düzenleyen tarafa iletebiliyor.

Gelen e-irsaliye belgesi için irsaliye yanıtı oluşturmak zorunlu mudur?

Kendisine e-irsaliye düzenlenen mükellefler için irsaliye yanıtı düzenlemek zorunlu değil, isteğe bağlı gerçekleşiyor. Ayrıca bir e-irsaliye için yalnızca bir yanıt oluşturulabiliyor.

E-irsaliye hatalı vergi kimlik numarasına gönderilirse ne yapmak gerekiyor?

E-irsaliyenin alıcısının ya da içeriğindeki malların tamamının hatalı olması hâlinde, alıcısı tarafından e-irsaliye yanıtı ile reddedilebiliyor. Ancak ret işlemini malın fiili sevki başlamadan önce yapmak gerekiyor. Malın sevki sonrası gönderilecek ret yanıtları hükümsüz kabul edilirken, bu gibi durumlar malı taşıyan/taşıttıran tarafından yeni bir e-irsaliye düzenlenmesi gerekiyor.

İrsaliye yanıtı, iade işlemlerinde düzenlenen irsaliyenin yerine kullanılabilir mi?

E-irsaliye yanıtı, iade işlemi için düzenlenmesi gereken sevk e-irsaliyesinin yerine kullanılamıyor. İade işlemlerinde ayrıca bir e-irsaliye düzenlemek gerekiyor.